Como fazer um evento pela liberdade de sucesso

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Como fazer um evento pela liberdade de sucesso

Por Silviane Sousa*

Um evento bem sucedido traz visibilidade e crescimento para seu grupo de estudos. Há um conjunto de boas práticas que facilita que os propósitos sejam atingidos, como planejamento, trabalho em equipe e execução.

O planejamento

O grande segredo para realizar um evento de sucesso, como conferências, palestras, workshops, minicursos e eventos solidários, é o planejamento. Sem ele todo o projeto pode descer ladeira abaixo, sendo primordial que a equipe selecionada para dedicar-se à atividade coloque primeiro suas ideias no papel.

Nesse momento são detalhadas todas as etapas da organização do evento e divididas as responsabilidades de cada membro. No momento do planejamento é discutido o tema do evento, quais palestrantes gostariam de trazer, a quantidade do público esperado, o local, patrocínios e o orçamento necessário.

Defina e respeite o orçamento

Antes de começar a montar o cronograma de ações é de suma importância definir junto à equipe o orçamento do evento. No texto 5 dicas para seu grupo de estudos captar recursos são relatadas algumas sugestões para quem enfrenta problemas com a falta de orçamento para a realização de eventos. As estimativas de gastos devem ser feitas e todo o acompanhamento do orçamento aplicado. Dessa forma, na fase de planejamento:

  • Deve-se decidir se o evento será pago ou gratuito, pois todo evento tem um custo, e muitas vezes os recursos necessários são oriundos de patrocinadores e da venda de ingressos;
  • Ser feita uma lista com todos os fornecedores; para isso deve-se investir um tempo na pesquisa dos melhores e de confiança, e construir com os fornecedores uma relação de parceria, negociando os prazos, condições e descontos para pagamento à vista e a qualidade dos serviços;
  • Buscar patrocínios e parceiros estratégicos para o evento; elaborar um documento formal informando os objetivos do evento e as formas de parcerias que podem ser realizadas;
  • Os patrocínios não necessariamente precisam ser em dinheiro: podem ser vendidas, por exemplo, cotas de publicidades nos telões contendo a logo dos patrocinadores do evento em troca do fornecimento de um coffee break, bebidas para os palestrantes e organizadores, materiais tipo pastas, canetas e blocos para os participantes;

O tema é o guia de tudo

Para definir o tema é importante conhecer o público-alvo: ele é ponto-chave na escolha. A partir disso, é necessário se certificar quais os palestrantes são especialistas em tratar do tema escolhido para o evento. Deve-se abordar uma temática que agrade o público e que seja oportuna dentro do que esteja no debate público a fim de atrair interesse para seu público-alvo.

Entre os temas que costumam despertar maior interesse estão as propostas de reformas defendidas pelo governo ou Congresso, pois afetam o dia a dia das pessoas.

A data, local e horário do evento

O perfil do público deve ser levado em consideração na escolha da data, horário e local do evento. Para o público universitário, a escolha de uma faculdade é compatível; se o público direcionado são profissionais já formados, deve-se verificar os ambientes que costumam frequentar na região e os interesses alinhados, como associações comerciais e empresariais.

Em seguida, com um calendário em mãos é necessário escolher uma data levando em consideração se há eventos concorrentes próximos, datas comemorativas e feriados.

Escolha um horário em que o público possa frequentar. Um estudante universitário tende a estar menos interessado em frequentar um evento se ele for próximo ao período de provas, por exemplo. Para atender melhor um público já formado, horários noturnos ou finais de semana são uma opção.

Na escolha do local outro ponto importante é que seja de fácil acesso e conhecido na região. É preciso verificar se há circulação de transporte público próximo e estacionamentos a fim de facilitar a locomoção dos presentes.

A escolha dos palestrantes

Após a definição da data, local e horário do evento, deve-se verificar a agenda dos palestrantes que se deseja convidar. Seguem alguns pontos importantes ao convidar palestrantes:

  • Precisam ter bastante conhecimento na temática escolhida e que sejam referência no assunto;
  • Saibam conectar a palestra ao público, por isso da importância de procurar palestrantes que conquistem a atenção da plateia; Não se deve escolher alguém somente pelo nome, mas observar qual público participante e as necessidades dele: boa oratória e domínio de palco fazem a diferença;
  • A emissão de certificado de horas pode atrair o público universitário;
  • Ao convidar um palestrante nacional é preciso cuidado com o orçamento para garantir passagens e hospedagens em hotéis em valores compatíveis ao orçamento do evento. Uma outra dica é pesquisar se haverá algum evento com data próxima na região e algum palestrante esteja presente para aproveitar a oportunidade e convidá-lo ao evento;
  • Palestrantes locais são importantes, pois além de poderem agregar valor ao evento seus custos são menores ou inexistentes; nesse momento o networking é fundamental, o contato com grupos parceiros que possam ter fácil acesso ao palestrante deve ser essencial. Além disso, contatos locais podem ajudar a trazer nomes nacionais. É essencial ser enviado por e-mail um convite formal aos palestrantes contendo as informações e os objetivos do evento. As redes sociais tem ajudado bastante na aproximação de palestrantes com o público, dessa forma caso haja essa proximidade pode ser feito o convite inicial por meio delas, mas não se deve esquecer em seguida de enviar um documento formal por e-mail ou conforme o palestrante preferir, pois demonstra carinho e cuidado com o evento;
  • Um bom briefing contendo informações importantes sobre o evento é fundamental: ele deve conter a duração e o tempo para cada apresentação, o perfil público, se poderá ser utilizada apresentação de slides e se haverá momento para perguntas ao palestrante;
  • Bastante atenção com todos os dispositivos que serão utilizados nas apresentações como notebook, o formato de slides, microfones, projetores e passador de slides: tudo para evitar constrangimento com os palestrantes e o público, além de causar atrasos no evento. Peça a apresentação aos palestrantes previamente e evite problemas;

Divulgação do evento

As pessoas só saberão do evento se ele for divulgado. É crucial direcionar a comunicação para atingir o público–alvo. E para que isso seja bem sucedido é preciso haver o planejamento em tempo hábil para que o evento tenha uma divulgação eficiente e bem trabalhada. Criar uma identidade visual pode ser fundamental para a divulgação ser mais efetiva, como banners, flyers, cartazes e colocar em locais estratégicos ou nas redes sociais do evento ajudam a lembrar mais fácil da marca. Também podem ser inseridas a marca do evento no fornecimento de pastas ou blocos de anotações aos participantes, por isso é importante buscar um fornecedor de qualidade para valorizar o evento.

No site do Ideias Radicais  é possível realizar o cadastro de seu evento, o que permite o envio automático de e-mails para todas as pessoas cadastradas em nossa relação que estejam há 50 Km do local do evento.

Além disso, todas as pessoas visualizarão os detalhes do evento que será realizado. Existem plataformas como o Sympla ou similares em que é possível criar eventos pagos e gratuitos e ser possível acompanhar todas as inscrições, lista de participantes até a emissão de certificados para os participantes. Outra dica é pedir para que os palestrantes do evento divulguem em suas redes sociais, gravem vídeos convidando, etc. 

O dia do evento

É essencial que o mestre de cerimônias tenha em mãos um minicurrículo de cada palestrante no qual deve ser lido antes de cada palestra. É importante que o conferencista seja um indivíduo que tenha boa oratória e que transmita segurança ao público.

Durante o evento também pode ser uma boa opção propor intervalos entre uma palestra e outra ou uma pausa para um coffee break. Esse momento evita que o evento se torne cansativo ou haja dispersão entre os ouvintes, além de ser a ocasião para fazer networking e haver integração entre os participantes. Também é indispensável o alinhamento entre a equipe, devendo repassar confiança e uma postura impecável aos presentes no evento.

Porém, é importante ressaltar que mesmo com todo planejamento bem executado imprevistos podem ocorrer. Independentemente do acontecimento, deve-se manter uma atitude adequada, principalmente o organizador do evento que deve transmitir inteligência emocional, manter a calma e repassar uma postura flexível a todo o restante da equipe. Por isso uma dica na etapa do planejamento é sempre ter um plano B para tudo caso ocorra algum imprevisto. Isso inclui ter contato de palestrantes reservas.

Pedir para enviar as perguntas do palestrante para o Instagram do grupo é uma forma de divulgar a rede social do grupo. Além desta forma de captação de perguntas dar celeridade nas perguntas, ela evita constrangimentos (como alguém pedir a fala para tumultuar o evento) ou mesmo fazer perguntas alheias ao tema do evento.

Não esquecer do pós-evento

O pós-evento é tão importante quanto o evento em si. Investir nele é essencial e não deve ser negligenciado pela organização: é o momento de receber os feedbacks do público participante, verificando quais pontos foram bons e quais podem ser melhorados para eventos posteriores.

Isso pode ser coletado por meio de formulários enviados por e-mail de cada participante, pelas redes sociais ou na página do evento. Os feedbacks positivos podem ser compartilhados com o público geral, caso haja autorização do participante.

Considerações finais

Em suma, para organizar um evento de sucesso é essencial ter um bom planejamento, uma equipe disposta e motivada, além de estar alinhado com o debate público.

A execução de eventos demanda responsabilidade e disposição: eventuais erros podem minar a credibilidade do grupo em meio a seus stakeholders. Além destas dicas, o segredo para realizar eventos com cada vez mais sucesso é a repetição: organizar eventos com frequência faz com que a instituição melhore gradativamente o planejamento e execução deles. Mãos à obra!

*Silviane Sousa é Diretora de Comunidades do Ideias Radicais

Por | 2019-08-20T12:04:33-03:00 18/08/2019|Comunidade Libertária|Comentários desativados em Como fazer um evento pela liberdade de sucesso