Como fazer um evento em prol da liberdade bem-sucedido

Um evento bem-sucedido traz visibilidade e crescimento para seu grupo de estudos. Para tanto, há um conjunto de boas práticas faz com que os objetivos deste sejam alcançados de forma mais fácil.

Assim, buscando auxiliar as várias organizações libertárias, que hoje já estão espalahadas pelo Brasil, criamos este manual composto de 4 fases com 8 etapas.

1. O planejamento

O grande segredo para realizar um evento de sucesso, como conferências, palestras, workshops, minicursos e ações solidárias, é o planejamento. Sem ele, todo o projeto pode descer ladeira abaixo, sendo primordial que a equipe selecionada para desenvolver a atividade coloque primeiro suas ideias no papel.

Nesse momento, são detalhadas todas as etapas da organização do evento e divididas as responsabilidades de cada membro. Além disso, durante a reunião é preciso discutir qual será o tema e quais palestrantes serão convidados. Bem como, a quantidade do público esperado, o local, os patrocínios e o orçamento necessário.

Defina e respeite o orçamento

Antes de começar a montar o cronograma de ações, é de suma importância definir junto à equipe o orçamento do evento. Você pode acessar 5 dicas para captar recursos e conquistar apoiadores, clicando aqui.

No geral, o primeiro passo são as estimativas de gastos. Depois, é fundamental acompanhar o orçamento aplicado. Dessa forma, na fase de planejamento:

  • Deve-se decidir se o evento será pago ou gratuito, pois todo evento tem um custo. E, muitas vezes, os recursos necessários são oriundos de patrocinadores e da venda de ingressos.
  • Listar todos os fornecedores. Para tanto, deve-se investir um tempo na pesquisa dos melhores e de confiança, construindo uma relação de parceria. Assim, poderão juntos negociar prazos, condições e descontos de pagamento e a qualidade dos serviços.
  • Buscar patrocínios e parceiros estratégicos para o evento. A partir de um documento formal, informando os objetivos do evento e as formas de parcerias que podem ser realizadas.

Por fim, os patrocínios não necessariamente precisam ser em dinheiro. Podem ser vendidas, por exemplo, cotas de publicidades nos telões, contendo a logo dos patrocinadores do evento. Em troca do fornecimento de um coffee break, bebidas aos palestrantes e organizadores e materiais personalizados, como pastas, canetas e blocos para os participantes.

Escolha um bom tema

Para definir o tema é importante conhecer o público-alvo. A partir disso, é necessário se certificar quais palestrantes são especialistas sobre o assunto. Afinal, deve-se abordar uma temática que agrade o público e que seja oportuna dentro do debate público, a fim de atrair mais pessoas.

Entre os temas que costumam despertar maior interesse estão as propostas de reformas defendidas pelo governo ou Congresso. Visto que, estas afetam o dia a dia das pessoas.

Organize data, local e horário

O perfil do público também deve ser levado em consideração na escolha da data, horário e local. Por exemplo, universitários precisam que o evento seja compatível à agenda da faculdade. Já caso o público escolhido seja de profissionais graduados, deve-se verificar os ambientes que costumam frequentar na região e seus interesses.

Em seguida, com um calendário em mãos, deve-se escolher uma data, levando em consideração o fato de que podem existir outros eventos concorrentes. Assim como feriados, que tendem a ser menos atrativos.

Escolha um horário acessível ao seu público. Um estudante universitário tende a estar menos interessado em frequentar um evento às noites de sexta-feira, por exemplo. Em contrapartida, para atender melhor um público que já está no mercado de trabalho, opte por horários noturnos ou finais de semana.

Durante a escolha do local, outros pontos aos quais deve-se atentar são tanto a acessibilidade quanto sua fama na região. Isto é, verificar se há circulação de transporte público próximo e estacionamentos a fim de facilitar a locomoção dos presentes.

Convide os palestrantes

Após a definição da data, local e horário do evento, deve-se verificar a agenda dos palestrantes que se deseja convidar. Seguem alguns pontos importantes ao convidar palestrantes:

  • Precisam ter bastante conhecimento na temática escolhida e que sejam referência no assunto.
  • Saber conectar a palestra ao público, com desenvoltura. Ou seja, não escolher alguém apenas pelo nome.
  • Garantir passagens e hospedagens em hotéis com valores compatíveis ao orçamento do evento.
  • Informar as principais informações do evento com atecedência. Tais como: o tempo de cada apresentação, o perfil público e a infraestrutura disponível.
  • Pedir a apresentação de slides ou conteúdos análogos, que precisem de teste, previamente.

Palestrantes locais são importantes, pois, além de poderem agregar valor ao evento, seus custos são menores ou inexistentes. Nesse momento, o networking faz toda a diferença. Por exemplo, contatando grupos parceiros, que tenham acesso fácil aos profissionais escolhidos.

Além disso, as redes sociais têm ajudado bastante na aproximação de palestrantes com o público. Dessa forma, caso haja essa proximidade, pode ser feito o convite inicial por meio delas.

Porém, isso não serve para subsituir o envio de um documento formal por e-mail ou conforme ele preferir. Afinal, assim demonstra-se carinho e cuidado, tanto em relação à pessoa quanto ao evento.

2. A divulgação do evento

Quanto melhor for a sua divulgação, mais pessoas saberão sobre o seu evento. E, se esta for feita de acordo com o perfil do seu público-alvo, um número maior de pessoas poderá se interessar e comparecer. Portanto, esse direcionamento inteligente é essencial.

Outro ponto é: quanto antes ela começar, melhor. Afinal, as pessoas precisam se programar e, às vezes, não vão abrir mão de outros compromissos por um evento em cima da hora.

Além disso, criar uma identidade visual pode ser fundamental para a divulgação ser mais efetiva. Com design específico, logotipo ou até uma simples paleta de cores, seus banners e flyers serão mais atrativos. Nesse sentido, deve-se escolher os locais de exposição de forma estratégica. Bem como, explorar a capilaridade das redes sociais a seu favor.

Por fim, a marca do evento também pode ser inserida no fornecimento de pastas ou blocos de anotações aos participantes. Dessa forma, o seu grupo de estudos será divulgado após o evento sem qualquer custo. Por esse motivo, é importante buscar um fornecedor de qualidade.

Para facilitar, no site do Ideias Radicais  é possível realizar o cadastro de seu evento, o que permite o envio automático de e-mails para todas as pessoas cadastradas em nossa relação, que estejam há 50 Km do local do evento.

Em complemento às redes sociais, existem plataformas como o Sympla, nas quais é possível criar eventos pagos e gratuitos. Estas também servem para acompanhar todas as inscrições, listas de participantes até a emissão de certificados. Por último, vale a pena pedir aos palestrantes convidados que divulguem o evento em suas redes sociais.

3. A execução

É essencial que o mestre de cerimônias tenha em mãos um minicurrículo de cada palestrante, para aprensentá-los à platéia. Para tanto, escolher como conferencionista um indivíduo que tenha boa oratória e que transmita segurança ao público é a melhor opção.

Durante o evento, também pode ser uma boa escolha propor intervalos entre uma palestra e outra, principalmente, caso seja possível oferecer um coffee break. Esses momentos tornam o evento mais dinâmico, acarretando menos dispersão entre os participantes. Além disso, são ocasiões perfeitas para fazer networking.

Porém, é importante ressaltar que, mesmo com a execução exata do planejamento, imprevistos podem ocorrer. E, nessas horas, independente do acontecimento, deve-se manter uma atitude adequada.

Para uma boa gestão de crise, o organizador do evento deve transmitir inteligência emocional, manter a calma e repassar uma postura flexível aos demais integrantes da equipe.

Assim, todos saberão como colocar em prática o plano B. Um exemplo como é ter o contato de palestrantes reservas, caso algum não possa comparecer sem aviso prévio.

4. O pós-evento

Não se enganem: o pós-evento é tão importante quanto o evento em si. Afinal, é o momento de receber os feedbacks do público, verificando quais pontos foram bons e quais podem ser melhorados nas próximas edições.

Essas informações podem ser coletadas por meio de formulários enviados ao e-mail de cada participante, pelas redes sociais ou na página do evento. Inclusive, os feedbacks positivos são uma boa ferramenta de marketing, caso haja autorização para o compartilhamento destes.

Considerações finais

Em suma, a execução de eventos demanda responsabilidade e disposição: eventuais erros podem minar a credibilidade do grupo entre seus stakeholders. E, como quase tudo na vida, o segredo para realizar eventos com cada vez mais sucesso é a repetição.

Afinal, organizar eventos com frequência faz com que a instituição melhore gradativamente em todas as fases, do planejamento à conclusão. Agora, mãos à obra!

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Silviane Sousa

Por:

Head Trainer do Ideias Radicais.

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